Rapat Tinjauan Mutu ISO 9001;2015

“Kita harus Excellent. Bukti-bukti harus dikejar. Siapkan data dan dokumen yang diminta oleh auditor internal kita.” Begitu kata penutup Kepala Biro Pengadaan Barang dan Jasa NTT, Siprianus Kelen,S.Sos,M.Si dalam rapat tinjauan mutu di ruang rapat biro hari ini, Kamis (7/7/2022).

Pada pertemuan tersebut, Lucius Luly,S.STP,MA diberi kesempatan menyampaikan perkembangan pelaksanaan audit internal mereka. Lead auditor internal ISO 9001;2015 itu tampil energik didampingi rekan auditornya, Yohanes Kaha,S.Sos,M.PA.

Dalam kesempatannya berbicara, Lucius menyebut delapan temuan mereka dalam tahun ini. Semuanya berstatus minor. Dimulai dari temuan pada area sumberdaya manusia, bisnis proses, standarisasi layanan, penganggaran kegiatan, hingga pentingnya survey kepuasan masyarakat dan pembangunan zona integritas.

Secara umum, disebutkan tiga isu krusial yang turut mempengaruhi mutu manajemen Biro PBJ NTT dalam tahun ini. Tiga isu internal dan eksternal dimaksud yaitu, terkait dampak dari kebijakan penyetaraan jabatan administrasi ke dalam jabatan fungsional, refocusing dan redesign anggaran.

Awal tahun ini, Pemerintah Provinsi NTT juga kembali menata organisasi perangkat daerahnya. Ditetapkan dalam Peraturan Gubernur Nomor 1 Tahun 2022 tentang kedudukan, susunan organisas, tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat Daerah Provinsi NTT. Hal ini juga masuk dalam identifikasi isu strategis.

Sebelumnya, Drs.Bambang Ardi Sage,M.Si selaku koordinator tim pengendali mutu ISO 9001:2015 memberi pengantar. Kepala Bagian Layanan Pengadaan Secara Elektronik itu melaporkan gambaran umum, pelaksanaan kegiatan audit surveillance di tahun kedua ini.

Untuk diketahui, dalam proses audit kali ini, auditor juga melakukan evaluasi mandiri terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi. Dilakukan secara simultan. Delapan area perubahan dalam penerapan reformasi birokrasi, juga dilihat sebagai obyek yang patut diaudit kelengkapannya.

Awalnya, telah lebih dulu dilakukan rapat pembukaan pada Hari Kamis, 21 April yang lalu. Disusul dengan pemeriksaan pada tiga bagian yang ada. Dimulai sejak Hari Jum’at tanggal 22 April hingga Hari Selasa 26 April 2022. Penyusunan laporan hasil audit kemudian dilakukan pada tanggal 27 April. Diakhiri dengan rapat penutupan, pada Hari Kamis 28 April 2022.

Lebih jauh, Lucius menyampaikan kondisi terkini. Terkait hasil coaching clinic yang diselenggarakan Mitra Sejati Fazahara pada Hari Rabu, 29 Juni 2022. Kemudian, disampaikan juga dinamika rapat anggota pada Hari Senin (4/7/2022). Dalam tim tiga yang ditetapkan Inspektorat Provinsi NTT itu, Biro Organisasi berkedudukan sebagai koordinator. Anggotanya adalah Biro Umum, Biro Administrasi Pimpinan, Biro Ekonomi dan Kerjasama, Biro Hukum termasuk Biro Pengadaan Barang dan Jasa.

Mengantisipasi pelaksanaan audit eksternal, para pejabat yang hadir diminta dukungannya. Agar disiapkan setidaknya 11 jenis dokumen yang dibutuhkan. Diinformasikan, akhir Juli menjadi jadwal tentatif pelaksanaan eksternal audit, oleh lembaga sertifikasi terakreditasi.

Untuk itu, tiga bagian yang hadir diminta untuk, melengkapi dokumentasi kegiatannya masing-masing. Berangkat dari identifikasi isu-isu organisasi, identifikasi kebutuhan dan harapan pemangku  kepentingan, analisis SWOT, laporan capain kinerja, laporan pengukuran survey kepuasan pelanggan, bisnis proses, identifikasi, analisa dan penilaian risiko, laporan inventarisasi barang milik negara, hasil penilaian kinerja pegawai, SOP hingga hasil analisis dan inovasi yang diminta dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

Rapat ditutup dengan komitemen bersama, untuk kembali mempertahankan status sebagai perangkat daerah bersertifikasi ISO 9001;2015 di Tahun 2022 ini. Semoga…